今回はSuicaやnimocaなど交通系ICカードの経理処理について書いていきます。
公共の交通機関を普段から使う人はだいたい持っているんじゃないでしょうか？
私は移転する前までは、車移動がほとんどだったので交通系ICカードを持っていませんでした。
小学生たちが「ピピッ」と華麗に乗車していく中、整理券をとって「小銭あるかな？」と財布を確認し、揺れる車内をよろよろと両替しに行くガリガリのおじさんの姿は、なかなかかっこ悪かったんじゃないかと思います。
「このおじさんnimoca知らないのー？ださーい。」という声が聞こえてきそうです。
非常に便利な交通系ICカードですが、経理をするうえでは注意する点があるので、ご紹介していきます。
原則：チャージした時点では経費にならない
原則的には、交通系ICカードにチャージした時点では経費になりません。
- チャージした時点ではまだ電車やバスに乗っていない
- 交通費として使うかどうか分からない（買い物などに使うかもしれない）
- 払い戻しする可能性がある
という理由です。
チャージしただけだと「お金を預けている」状態なので、「それが何に使われるのか分からない」「そもそも何にも使われないかもしれない」という問題があります。
つまり、チャージした時点で
でも面倒くさいですよね。
オススメの方法としては２つあります。
- クラウド会計と連動させる
- ルールを決めてチャージした時点で経費にする
クラウド会計と連動させる方法は、こちらを参考にされてください。
ルールを決めてチャージした時点で経費にする
先ほど挙げた問題点があるためチャージした時点で経費にできないのであれば、その問題点をクリアしてしまえばチャージした時点で経費にしても大丈夫です。
- チャージした時点ではまだ電車やバスに乗っていない
→決算月までに使っていない分は経費から外す。
- 交通費として使うかどうか分からない（買い物などに使うかもしれない）
→交通費以外には使わない。
- 払い戻しする可能性がある
→払い戻しをしない。
という方法で、問題点はクリアされるます。
ただし、例えば税務調査が入った際など、それを証明する必要があります。
次のように書類で証明できるよう準備しておきましょう。
明細を保管する
交通系ICカードはだいたいどれもサイトから自分の利用履歴をダウンロードできます。
事前に登録が必要な場合が多いので、利用登録をしておきましょう。
期末に残高を確認して記録する
同じくサイトからカードの残高が確認できるので、決算期末にカードの残高を確認して記録しておきましょう。
そして使っていない分は経費から外しましょう。
外し方はこんな感じです。
経理は面倒くささとの戦いです。
なるべく手間のかからない方法と、その方法を実行して問題が無いようにルール作りをしておきましょう。
