領収書やレシートの保管方法。「文字が消えてしまわないか心配」という方は・・・

確定申告をするうえで、領収書やレシートの保管期限はご存知でしょうか？

7年です
（白色だったら5年だったり、赤字の法人は9年だったり例外はありますが）

「領収書は何年とってたらいいですか？」と聞かれて「7年です」と答えるとだいたいびっくりされます。

1 領収書やレシートの保管方法
2 領収書やレシートを保管する意味って？
3 領収書の文字が消えてしまわないか心配
4 領収書やレシートにまつわるＱ＆Ａ

領収書やレシートの保管方法

よく聞かれるのですが、決まった保管方法はありません。
ある程度整理して保管していればOKです。

封筒に入れる
ノートに貼る
クリアファイルに入れる

など、自分のやりやすい方法で大丈夫です。
僕の場合は、入力する前のものはクリアファイルに入れて、入力が終わったらクリアブックに月ごとに分けて入れています。

入力前のものを日付順にノートに貼ると、会計ソフトへ入力するとき、同じ種類のレシートをコピペで入力できないのでおすすめしません。

駐車場代のように同じ種類の領収書がたくさんある場合は、先に同じ種類のレシートをまとめる→会計ソフトは金額ゼロの仕訳でたくさん作っておいて日付と金額を打ち替えていくとかなり速いです。

領収書やレシートを保管する意味って？

会計ソフトにきちんと入力していれば、後から領収書やレシートを見返すことはほとんど無いでしょう。自動車税や金額が大きい領収書は後から必要になることもあるかもしれませんが。

領収書やレシートを保管する意味は、経費に入れるためです。

経費に入れるには、「証憑」といって、支払った証拠の書類を残しておかないといけません。
税務調査が入った際に、「領収書を見せてください」と言われて、会計ソフトに経費として入力していても、領収書が保管されていなければ

経費として認められない→利益が増える→追加の税金が発生する

となる恐れがあります。

税務調査はだいたい3年分さかのぼって調査をされますが、場合によってはもっと前からチェックをされます。
そのときに、経費として入力した証拠として出せる状態にしておくことが必要です。

領収書の文字が消えてしまわないか心配

感熱紙タイプのレシートは消える可能性があります。
消えてしまって、何も見えなくなってしまったら後々問題になることもあるので

金額の大きいものは手書きの領収書をもらう
消えそうなレシートはコピーしておく
消えそうなレシートは余白に日付、金額、店名を書いておく
スキャンしておく（レシート自体は捨てずにとっておく必要があります）

といった方法をとっておくと安心です。

領収書やレシートにまつわるＱ＆Ａ

社長

会社しよったらレシートじゃなくて領収書をもらわんといかんっちゃろ？

税理士

レシートでいいですよ(^^)むしろレシートの方が細かく書いてあるので、ありがたいです。

社長

確定申告するときは領収書を一緒に税務署に出すんやろ？

税理士

領収書は提出する必要はないですよ(^^)保管しておくだけでＯＫです。

社長

わしはペーパーレス化を進めよるんやけど、スキャンしたら領収書は捨てていいんかね？邪魔やけん。

税理士

捨てたらダメなんですよねー(> <)僕も邪魔になるので捨てたい気持ちは分かるんですが。
けっこうネットで「これからの時代は領収書はスキャンして保存。領収書は捨ててＯＫ」ということが書いてあるんですが、「領収書を捨ててＯＫ」にするには色々とやっかいな条件が決められています。電子帳簿保存法というんですが。